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善用企业资源规划系统 以数字化提高营运效率

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环球经济前景阴晴不定,企业需要在不同环境下,时刻维持公司运作及掌握各部门的工作进度,若能采用企业资源规划(ERP)系统,将有助一站式提高营运效率。

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香港贸发局与Microsoft香港早前达成合作协议,携手推出融合科技、应用技能学习及多方面支援的"Go Beyond Your Limits"计划,旨在协助香港中小企以数字转型突破瓶颈。双方合办一系列工作坊,邀请专家解构Microsoft Dynamics 365 Business Central作为一站式ERP系统,如何协助企业在营运上更得心应手,事半功倍。(线上观看)"商业应用方案:一站式规划企业资源"工作坊

ERP系统支援企业运作

Microsoft 香港数码技术专家黄家其表示︰"在数字转型时代,企业需不停面对不同的转变,首先是全球不同事物的转变,变化速度亦快;第二是业务模式转变,以往面对面见客及亲身向客人销售产品,现在则改为混合工作模式、以视像电话会议及电子商贸方式销售;同时环球市场转变,企业需重新适应海外及内地客户变化不定的营商模式;最后是混合工作模式,让雇员弹性地在家或办公室工作。"然而,传统企业未必能灵活应对及适应上述变化。他引述国际调查报告指出,将有20%中小企在2025年因未能转为数字化营运而结业;在数字转型时代,73%雇员期望能弹性地以混合模式工作;75%财务总监不满公司内的营运部与财务部不协调。他认为,传统的会计系统阻碍中小企业务增长,并难以适应市场快速转变,而Microsoft Dynamics 365提供的一站式ERP方案,除了处理财务外,亦可同时处理销售、服务、营运、供应链等范畴,令公司各部门能够互相了解及协调。例如销售部了解仓存及客户信用状况,并掌握财务部的订单收款进度,而生产部亦可知悉未来要准备甚么订单等,"Dynamics 365除了是财务系统外,也是ERP系统,可支援企业的不同应用,只要登入系统便可查看所有资料,有助企业在封城下仍继续运作,突破现有问题。"

Microsoft香港数码技术专家黄家其指出,Microsoft Dynamics 365提供的一站式ERP方案,除了处理财务外,亦可同时处理销售、服务、营运、供应链等范畴,令公司各部门能够互相了解及协调。

企业可按需要更改ERP

Dynamics 365的应用主要围绕是Microsoft云端技术之一。黄家其指出,它是一个SaaS(软体即服务)模型,客户只需付软件授权费(License fee),便可透过互联网使用Microsoft所有的云端应用程式,不需像以往般在购买ERP系统后要放置在公司伺服器内,因此可支援企业在新常态下让雇员在家工作。他解释说,Dynamics 365的收费可分两部分:一部分是企业每月付软件授权费,使用Microsoft不同的模组(module)及云端应用程式,实行一站式管理;另一部分是一次过付的实施费(Implementation cost),Microsoft 的合作伙伴可因应企业的运作需要及复杂程度更改ERP,这方面可申请政府资助,如创新科技署的科技券(TVP),以往也有客户成功申请。

客户只需付软件授权费(License fee),便可透过互联网使用Microsoft所有的云端应用程式。

助企业"做得更快、更聪明及更好"

Dynamics 365有助企业"做得更快、更聪明及更好",在营运上事半功倍。黄家其表示,用户可透过桌上电脑、平板电脑、手机等不同装置登入系统,在不同情况下随时随地工作。系统内亦设有逾2,000个小程序,用户可选用行业或业务所需的小程序,如文件管理、仓存管理等,令工作做得更快,提升工作效率。另外,Dynamics 365云端方案系统与Microsoft 365云端方案的Teams、Excel、Outlook等应用程式连系,例如用户可在系统内编辑Excel资料,又或将已编辑的Excel资料输入系统;用户亦可在Outlook电邮内打开系统的小视窗,如有客户以电邮落单,可即时在小视窗开单,而不用登入系统,令用户更聪明地工作。他又说,当用户登入系统后,可即时阅览各项资料而知悉公司运作进度,如财务报告、流动资产现金流、业务表现分析、供应链及仓存状况等。用户亦可在Outlook电邮内的系统小视窗直接查看订单、付款或客户等资料,有助提升销售及客户服务效率,令工作做得更好。Dynamics 365目前已涵盖90个国家及地区,提供26种语言,包括简体中文,并以低程式码工具支援企业在海外市场使用。对于小规模企业是否需要采用Dynamics 365等ERP系统,他认为,创业初期或未必需要,但当开始拓展业务及交易渐多时,便需要透过ERP系统的自动化技术来提升营运效率,因企业不能单靠记忆或传统Excel档案处理资料。因此,他亦建议业务不繁复的小企业,开始时可只选用ERP的会计系统,集中处理财务、审核等工作。"ERP是一家公司的骨干,骨干建立得好才可以继续发展稳健的基础,令业务发展更上一层楼。"

用户可在Outlook电邮内的Dynamics 365系统小视窗(右)直接查看订单、付款或客户等资料,有助提升销售及客户服务效率,令工作做得更好。

适合各行各业使用

黄家其认为,Dynamics 365系统适合各行各业使用,包括贸易、零售等,因它可因应不同部门或行业,自订不同的模组,例如会计、制造、仓库、销售、采购等,能切合公司营运所需。企业如因运作及流程的复杂程度而有特定需要,可在系统中取用合适的小程序,又或按需要量身定制。至于系统主要的会计模组则适合大部分企业应用,因为各行各业的会计相关流程,如制作财务报表、入账等大致相同。他提醒企业采用ERP前需要作好准备。企业需要知道自己为甚么要采用ERP,想透过ERP达致甚么目标,并检视工作流程,如现有的工作流程太复杂,便要进行标准化或简优化。Microsoft的合作伙伴会与客户一起商讨如何改善工作流程,而以往有不少客户都需要作出改善及客制化。

Microsoft Dynamics 365主要的会计模组适合大部分企业应用,因为各行各业的会计相关流程,如制作财务报表、入账等大致相同。

完善配套整合资料

至于企业如何将现有系统的资料与ERP系统整合,黄家其表示,Microsoft 的合作伙伴会先与企业沟通,再按其所需要的栏目准备一份Excel表,企业在Excel栏目内输入相关数据,然后将数据汇入ERP系统。如企业想汇入一些过往的历史资料,Microsoft 的合作伙伴会设计一个格式,企业根据格式备妥资料后,便可将有关资料汇入ERP系统。在CRM(客户关系管理)系统整合方面,他指,CRM主要管理销售周期,而Microsoft的CRM系统可连系Dynamics 365及Microsoft其他云端产品,因此可整合企业的客户联络通讯、产品、订单历史等CRM资料。如企业采用其他品牌的CRM系统,Microsoft亦有完善配套可供整合。Microsoft Power Platform(微软低代码应用平台)中的Power Automate应用程式,备有一个连接器,可将其他品牌的CRM系统资料复制到Dynamics 365。详情可浏览:
Business Central | Microsoft Dynamics 365
Business Central Resources | Microsoft Dynamics 365

Microsoft Power Platform(微软低代码应用平台)中的Power Automate应用程式,备有一个连接器,可将其他品牌的CRM系统资料复制到Dynamics 365。
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