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一站式平台支援中小企
加強網絡安全增生產力
疫情促使企業靈活求變，以混合工作模式維持公司運作，採用一站式數碼方案能簡化工作流程並加強網絡保安，有助節省成本及增加效益。
2022年12月21日
（網上觀看）「重新構思工作方式：Do More with Less!」工作坊
Microsoft 365一站式支援營運
Microsoft香港雲端策略架構師 （現代化工作）楊欣融表示，Microsoft致力協助企業「Do More with Less」，意思是「用少些錢做多些工作」。Microsoft 365方案備有Outlook、PowerPoint、Word、Excel等程式，亦提供身份認證、檔案存取、裝置管理、保安設定等功能，讓企業能在同一平台處理公司所有工作，而毋需每個方案各自採用不同供應商，有助提升成本及營運效益。
在保安方面，Microsoft 365的用戶可用手機、平板電腦、手提電腦等端點裝置（Endpoint device）將PowerPoint、Word、Excel等文件資料加密，不被外洩，並設定僱員打開文件的權限，確保只有獲公司授權的僱員才可存取資料。此外，Microsoft OneDrive提供的雲端服務，在用戶上傳PowerPoint等文件後，可與其他同事進行合作編輯（Co-editing）：「例如四個人做一個project，不再需要每人各自做一個版本的文件，然後結合及修改，避免出現混亂。」
授權費以「人」為單位
Microsoft 365為企業用戶提供更大彈性。他指，以往企業需要為每台電腦購買一個Microsoft Office軟件授權費（License fee），在混合工作模式下，由於僱員需使用不同的端點裝置工作，因此Microsoft 365的授權費以「人」為單位，支援「一人一個授權費」，而每個授權費最多可支援5部端點裝置，涵蓋手機、平板電腦或手提電腦，可讓僱員隨時隨地工作，彈性更大。
他又稱，愈來愈多企業使用Microsoft Teams應用程式。Microsoft Teams除了可進行網上會議外，亦有分享檔案、合作編輯、存取資料等功能，僱員更可使用此程式以公司電話號碼致電給客戶，讓客戶知悉致電一方是誰，除去接收來歷不明電話的疑慮。
此外，Microsoft Power Platform可支援工作流程自動化，例如報銷費用、請假等繁瑣的日常程序，企業不需採用程式碼或只需採用低程式碼便可編寫簡單流程，以科技協助僱員專注於重要的工作上，更有效運用時間，提升營運效率。
三款方案供中小企選擇
楊欣融指，針對企業所需，Microsoft 365備有三款中小企方案。Business Basic提供雲端服務，如Teams、Exchange、OneDrive、SharePoint等，每名用戶月費6美元；Business Standard提供雲端服務及桌面應用程式，每名用戶月費12.5美元；Business Premium提供雲端服務、桌面應用程式及全面保安管理，每名用戶月費22美元。Microsoft與企業客戶傾談後，會按其需要作出調整，方案的價格或有變動。
他進一步解釋，Business Premium的全面保安管理功能是因應新常態下企業的混合工作模式而設，因現時僱員外出或在家工作都使用自己的手機、平板電腦、手提電腦等端點裝置，企業未必需要在辧公室內安排每人一台電腦。不過，一旦僱員遺失了自己裝置，又或裝置帳戶被黑客入侵，公司資料便有機會外洩，Business Premium的全面保安管理功有助保護端點裝置。
他引述資料指，如企業向不同供應商購買不同方案全面支援運作所需，每月需付45美元，而Microsoft 365的Business Premium提供的一站式服務，每月只需22美元，有助企業達致「用少些錢做多些工作」的效果。
他又建議，如企業正在應用Office Word、Excel、PowerPoint等程式，可添置Microsoft Defender for Business的端點安全性解決方案，加強資料保安；未有使用Teams的企業，可添置Teams Essentials方案，令僱員之間的溝通更順暢。
加強網絡保安免黑客入侵
Microsoft香港合作夥伴、SOS Group Limited 現代化工作雲端方案策劃總監翟思敬表示，混合工作模式在新常態下愈趨普及，據2020年Gartner CFO調查指，74%企業打算容許員工永久不在公司工作，意味將有更多僱員在家、咖啡室等不同地方工作，並透過自己的裝置存取公司檔案，因此企業需要作出IT部署，加強保護公司資料。
他又引述國際調查指，過去一年被黑客入侵的企業按年上升3倍，當中超過一半是中小企，因為中小企資源有限，未必投放很多資源購買保安軟件，較易被直接攻擊。因此，中小企可考慮購買Microsoft Business Premium等方案，加強公司資料保安。
他舉例指，現時有不少企業透過手機Whatsapp群組討論工作，並在當中分享公司檔案，一旦群組內有僱員離職，公司卻無法收回檔案，便有資料外洩風險。僱員透過Microsoft Teams討論工作，除了可分享檔案外，亦可合作編輯，互相協調，更能防止資料外洩。
設定僱員存取料權限
另外， Microsoft 365可讓企業設定僱員在甚麼環境下存取公司資料，例如僱員可以用自己的流動裝置回覆或複製公司電郵、只能瀏覽但不能存取或複製公司資料。企業亦可為機密檔案加上「機密標籤」，僱員需要輸入公司密碼才可開啟檔案，「已離職的同事即使拿着檔案，沒有公司密碼也不能開啟。」
中小企另一保安挑戰是收到不少釣魚（Phishing）電郵。翟思敬指，以往企業安裝的防毒軟件或已不合時宜，因為一般防毒軟件內置了某種攻擊形式，用戶一旦打開釣魚相關檔案，軟件會發出警號；現時的釣魚攻擊沒有固定形式，若Microsoft 365在端點裝置發現有不尋常的檔案或連結，便會發出提示。
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