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善用企业资源规划系统
以数字化提高营运效率
环球经济前景阴晴不定，企业需要在不同环境下，时刻维持公司运作及掌握各部门的工作进度，若能采用企业资源规划(ERP)系统，将有助一站式提高营运效率。
2022年12月12日
(线上观看)＂商业应用方案：一站式规划企业资源＂工作坊
ERP系统支援企业运作
Microsoft 香港数码技术专家黄家其表示︰＂在数字转型时代，企业需不停面对不同的转变，首先是全球不同事物的转变，变化速度亦快；第二是业务模式转变，以往面对面见客及亲身向客人销售产品，现在则改为混合工作模式、以视像电话会议及电子商贸方式销售；同时环球市场转变，企业需重新适应海外及内地客户变化不定的营商模式；最后是混合工作模式，让雇员弹性地在家或办公室工作。＂
然而，传统企业未必能灵活应对及适应上述变化。他引述国际调查报告指出，将有20%中小企在2025年因未能转为数字化营运而结业；在数字转型时代，73%雇员期望能弹性地以混合模式工作；75%财务总监不满公司内的营运部与财务部不协调。
他认为，传统的会计系统阻碍中小企业务增长，并难以适应市场快速转变，而Microsoft Dynamics 365提供的一站式ERP方案，除了处理财务外，亦可同时处理销售、服务、营运、供应链等范畴，令公司各部门能够互相了解及协调。例如销售部了解仓存及客户信用状况，并掌握财务部的订单收款进度，而生产部亦可知悉未来要准备甚么订单等，＂Dynamics 365除了是财务系统外，也是ERP系统，可支援企业的不同应用，只要登入系统便可查看所有资料，有助企业在封城下仍继续运作，突破现有问题。＂
Microsoft香港数码技术专家黄家其指出，Microsoft Dynamics 365提供的一站式ERP方案，除了处理财务外，亦可同时处理销售、服务、营运、供应链等范畴，令公司各部门能够互相了解及协调。企业可按需要更改ERP
Dynamics 365的应用主要围绕是Microsoft云端技术之一。黄家其指出，它是一个SaaS(软体即服务)模型，客户只需付软件授权费(License fee)，便可透过互联网使用Microsoft所有的云端应用程式，不需像以往般在购买ERP系统后要放置在公司伺服器内，因此可支援企业在新常态下让雇员在家工作。
他解释说，Dynamics 365的收费可分两部分：一部分是企业每月付软件授权费，使用Microsoft不同的模组(module)及云端应用程式，实行一站式管理；另一部分是一次过付的实施费(Implementation cost)，Microsoft 的合作伙伴可因应企业的运作需要及复杂程度更改ERP，这方面可申请政府资助，如创新科技署的科技券(TVP)，以往也有客户成功申请。
客户只需付软件授权费(License fee)，便可透过互联网使用Microsoft所有的云端应用程式。助企业＂做得更快、更聪明及更好＂
Dynamics 365有助企业＂做得更快、更聪明及更好＂，在营运上事半功倍。黄家其表示，用户可透过桌上电脑、平板电脑、手机等不同装置登入系统，在不同情况下随时随地工作。系统内亦设有逾2,000个小程序，用户可选用行业或业务所需的小程序，如文件管理、仓存管理等，令工作做得更快，提升工作效率。
另外，Dynamics 365云端方案系统与Microsoft 365云端方案的Teams、Excel、Outlook等应用程式连系，例如用户可在系统内编辑Excel资料，又或将已编辑的Excel资料输入系统；用户亦可在Outlook电邮内打开系统的小视窗，如有客户以电邮落单，可即时在小视窗开单，而不用登入系统，令用户更聪明地工作。
他又说，当用户登入系统后，可即时阅览各项资料而知悉公司运作进度，如财务报告、流动资产现金流、业务表现分析、供应链及仓存状况等。用户亦可在Outlook电邮内的系统小视窗直接查看订单、付款或客户等资料，有助提升销售及客户服务效率，令工作做得更好。
Dynamics 365目前已涵盖90个国家及地区，提供26种语言，包括简体中文，并以低程式码工具支援企业在海外市场使用。
对于小规模企业是否需要采用Dynamics 365等ERP系统，他认为，创业初期或未必需要，但当开始拓展业务及交易渐多时，便需要透过ERP系统的自动化技术来提升营运效率，因企业不能单靠记忆或传统Excel档案处理资料。因此，他亦建议业务不繁复的小企业，开始时可只选用ERP的会计系统，集中处理财务、审核等工作。＂ERP是一家公司的骨干，骨干建立得好才可以继续发展稳健的基础，令业务发展更上一层楼。＂
用户可在Outlook电邮内的Dynamics 365系统小视窗(右)直接查看订单、付款或客户等资料，有助提升销售及客户服务效率，令工作做得更好。适合各行各业使用
黄家其认为，Dynamics 365系统适合各行各业使用，包括贸易、零售等，因它可因应不同部门或行业，自订不同的模组，例如会计、制造、仓库、销售、采购等，能切合公司营运所需。企业如因运作及流程的复杂程度而有特定需要，可在系统中取用合适的小程序，又或按需要量身定制。至于系统主要的会计模组则适合大部分企业应用，因为各行各业的会计相关流程，如制作财务报表、入账等大致相同。
他提醒企业采用ERP前需要作好准备。企业需要知道自己为甚么要采用ERP，想透过ERP达致甚么目标，并检视工作流程，如现有的工作流程太复杂，便要进行标准化或简优化。Microsoft的合作伙伴会与客户一起商讨如何改善工作流程，而以往有不少客户都需要作出改善及客制化。
Microsoft Dynamics 365主要的会计模组适合大部分企业应用，因为各行各业的会计相关流程，如制作财务报表、入账等大致相同。完善配套整合资料
至于企业如何将现有系统的资料与ERP系统整合，黄家其表示，Microsoft 的合作伙伴会先与企业沟通，再按其所需要的栏目准备一份Excel表，企业在Excel栏目内输入相关数据，然后将数据汇入ERP系统。如企业想汇入一些过往的历史资料，Microsoft 的合作伙伴会设计一个格式，企业根据格式备妥资料后，便可将有关资料汇入ERP系统。
在CRM(客户关系管理)系统整合方面，他指，CRM主要管理销售周期，而Microsoft的CRM系统可连系Dynamics 365及Microsoft其他云端产品，因此可整合企业的客户联络通讯、产品、订单历史等CRM资料。
如企业采用其他品牌的CRM系统，Microsoft亦有完善配套可供整合。Microsoft Power Platform(微软低代码应用平台)中的Power Automate应用程式，备有一个连接器，可将其他品牌的CRM系统资料复制到Dynamics 365。
详情可浏览：
Business Central | Microsoft Dynamics 365
Business Central Resources | Microsoft Dynamics 365
Microsoft Power Platform(微软低代码应用平台)中的Power Automate应用程式，备有一个连接器，可将其他品牌的CRM系统资料复制到Dynamics 365。| 有关＂Go Beyond Your Limits＂计划 香港贸发局与Microsoft香港携手推出＂Go Beyond Your Limits＂计划，配合香港贸发局旗下以中小企为服务对象的＂T-box升级转型计划＂，一站式提供企业营运管理诊断、专业培训及合适资助申请支援，提升企业竞争力及营运效率，突破生意瓶颈，在疫后新常态尽占商机。 计划更联同合作伙伴提供针对完善营运、成就员工和产品服务转型等的解决方案和业务支援，让您业务流程自动化，提升遥距协作能力，并将市场推到海外！请按此登记计划  有关＂T-box升级转型计划＂ |
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